Cách nhóm hoạt động
Một chuyến đi qua một nhóm từ bên trong: cách mời người, cách quỹ credit chung được dùng, quản trị viên có thể và không thể thấy gì, và tìm ở đâu những gì mọi người đã tạo. Mỗi hình bên dưới đều là ảnh chụp cận cảnh của đồ thật.
Các hình trên trang này hiển thị một nhóm giả tên là Northstar Studio, với người giả và các con số giả. Không có gì ở đây là công việc thật của bất kỳ ai.
Tạo nhóm
Một nhóm là một không gian làm việc chung với gói riêng của nó. Credit hàng tháng của gói trở thành một quỹ chung mà mọi người cùng rút từ đó, và bạn quyết định ai có thể dùng bao nhiêu. Tài khoản cá nhân của bạn vẫn tiếp tục y hệt như trước.
Đi tới Tạo nhóm rồi bạn đặt tên cho nhóm, chọn gói của nhóm và cho biết cần bao nhiêu người để tạo nội dung. Nhóm chạy trên Pro hoặc Max. Suất của chính bạn với vai trò chủ sở hữu đã được bao gồm, nên nhóm ba người nghĩa là bạn cộng thêm hai suất cần mua.
Nếu bạn đã trả tiền cho một gói
Thanh toán yêu cầu bạn chọn, để không ai vô tình trả tiền hai lần:
- Giữ gói của bạn. Gói đó vẫn là của bạn cho các dự án riêng, và nhóm sẽ có gói riêng và hóa đơn riêng, với tên công ty và mã số thuế của bạn trên hóa đơn.
- Hoặc biến gói của bạn thành gói của nhóm. Không có gói thứ hai để mua. Số credit bạn còn lại trong tháng này sẽ thành quỹ chung của nhóm, gói sẽ gia hạn vào ngày thường lệ của bạn, và bạn chỉ trả tiền cho các suất bổ sung. Các dự án riêng của bạn sẽ chuyển sang Miễn phí, còn mọi credit bạn đã mua vẫn là của bạn.
Mời mọi người
Lời mời nằm trong Cài đặt nhóm, bên dưới danh sách thành viên. Có hai loại, và sự khác biệt này rất quan trọng.
- [email protected] Người tạo
- Liên kết mời Người xem
- Qua email. Bạn chọn vai trò. Chỉ đúng địa chỉ đó mới có thể dùng lời mời, và lời mời có hiệu lực trong 14 ngày. Gửi lại thì lời mời cũ sẽ được thay thế.
- Qua liên kết. Bất kỳ ai có liên kết đều tham gia với vai trò Người xem miễn phí, và liên kết có hiệu lực trong 7 ngày. Phù hợp cho khách hàng hoặc người duyệt. Liên kết chỉ hiển thị một lần, nên hãy sao chép trước khi bạn đóng hộp thoại; tạo liên kết mới không làm hỏng liên kết cũ.
Lời mời vào vai trò trả phí cần có một suất trống. Nếu mọi suất đều đã được dùng, bạn sẽ được yêu cầu thêm một suất trước khi lời mời được gửi đi, để bạn luôn biết một người mới sẽ tốn bao nhiêu trước khi xác nhận.
Mời ai đó trực tiếp từ một dự án
Muốn thêm một freelancer cho một việc? Bạn không cần rời khỏi dự án. Nhập email của họ vào ô chia sẻ và nhấn Thêm. Nếu họ chưa ở trong nhóm, ô sẽ báo điều đó và cho phép bạn mời họ ngay tại đó.
- Nhập email của họ. Mở ô chia sẻ của dự án, nhập địa chỉ và nhấn Thêm.
- Chọn một vai trò. Người xem là miễn phí, và lời mời được gửi ngay. Người tạo là một suất trả phí, nên nếu không còn suất trống, trước tiên bạn sẽ thấy chi phí là bao nhiêu, và lời mời sẽ được gửi đi sau khi bạn thêm suất.
- Họ tham gia từ email. Họ sẽ vào đúng dự án đó và chỉ thấy những dự án mà họ được thêm vào. Để cho họ thấy phần còn lại của công việc của nhóm, hãy tắt "Chỉ thấy các dự án họ được thêm vào" cho họ trong Cài đặt nhóm.
Không phải quản trị viên? Chỉ Quản trị viên mới có thể mời người vào nhóm, nên nếu bạn sở hữu dự án (hoặc "Biên tập viên có thể thêm người" đang bật), ô sẽ hiển thị Xin quản trị viên thêm họ thay thế. Các quản trị viên của bạn sẽ nhận được email và trả lời chỉ với một lần chạm, và bạn sẽ nhận được phản hồi theo cả hai cách.
Người kia nhìn thấy gì
- Dự án của nhóm sẽ hiện cạnh dự án của bạn.
- Dự án của nhóm dùng tín dụng của nhóm.
- Không gian cá nhân của bạn vẫn là của bạn.
Tham gia một nhóm không bao giờ ảnh hưởng đến gói, credit hay dự án riêng của ai đó. Mọi người có thể ở trong nhiều nhóm, và họ chuyển đổi giữa không gian Cá nhân và từng Nhóm từ menu hồ sơ.
Trong các dự án của nhóm, mọi Người tạo và Quản trị viên đều có quyền truy cập trả phí đầy đủ, giống như gói của nhóm, ngay cả khi tài khoản riêng của họ là miễn phí.
Bốn vai trò
Mọi người trong một nhóm đều có một trong bốn vai trò. Bạn có thể thay đổi vai trò của bất kỳ ai bất cứ lúc nào trong Cài đặt nhóm.
| Vai trò | Suất | Họ có thể làm gì |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu | Đã bao gồm |
|
| Quản trị viên | Trả phí |
|
| Người tạo | Trả phí |
|
| Người xem | Miễn phí |
|
Trong một dự án riêng lẻ có một lớp phân quyền thứ hai, nhỏ hơn: người tham gia ở đó hoặc là Biên tập viên hoặc là Người xem. Vì vậy một Người tạo trong nhóm vẫn có thể chỉ là Người xem trong một dự án cụ thể.
Một quỹ credit chung
Gói của nhóm cấp credit cho nhóm mỗi tháng, và mỗi suất bạn thêm vào sẽ mang theo credit thưởng. Tất cả đều vào cùng một quỹ. Khi ai đó tạo nội dung trong một dự án nhóm, chi phí sẽ được trừ từ quỹ đó, không trừ từ credit của riêng họ.
Cần nhiều hơn mỗi tháng? Trong Cài đặt nhóm, quản trị viên chọn Nâng cấp lên Max bên cạnh tên gói và xem trước mức giá chính xác. Việc này thường diễn ra ngay: bạn trả phần chênh lệch giữa hai gói cho kỳ thanh toán này, và kho chung nhận tín dụng của Max ngay lập tức. Chuyển xuống lại Pro sẽ chờ đến lần gia hạn tiếp theo.
Dự án quyết định ai trả tiền. Làm việc trong một dự án nhóm thì nhóm trả. Làm việc trong dự án của riêng bạn thì bạn trả. Hai bên không bao giờ lẫn lộn, và không bao giờ lấy từ credit cá nhân của ai đó cho công việc nhóm.
Xin thêm
Chạm giới hạn cũng không mất gì: prompt của bạn được giữ lại và bộ đếm sẽ đề nghị xin thêm. Quản trị viên nhận email và trả lời chỉ với một lần chạm.
Nếu một lượt tạo thất bại, credit của lượt đó sẽ được hoàn thẳng lại vào quỹ, giống hệt như với tài khoản cá nhân.
Giới hạn, tạm dừng và riêng tư
Mở bất kỳ ai trong Cài đặt nhóm và bạn sẽ thấy giới hạn của họ cùng ba công tắc. Chỉ quản trị viên mới có thể thay đổi chúng. Mọi người đều có thể xem các thiết lập của chính mình.
- Giới hạn hàng tháng giới hạn số mà một người có thể dùng từ quỹ mỗi tháng. Ngoài ra còn có một mức mặc định của nhóm, mà mọi thành viên mới đều bắt đầu với mức đó.
- Riêng tư giữ ảnh và clip của người đó không xuất hiện trong báo cáo của nhóm. Các con số credit của họ vẫn hiển thị, nên việc thanh toán vẫn hoạt động. Có một điều cần biết: trong một dự án bạn chia sẻ với họ, công việc của họ vẫn hiển thị như của mọi người khác, vì đó là dự án mà mọi người đang cùng làm việc.
- Chỉ thấy các dự án họ được thêm vào ngăn không cho ai đó tự động được hiển thị mọi dự án của nhóm. Dành cho freelancer và cộng tác viên chỉ nên thấy một việc chứ không phải phần còn lại.
- Tạm dừng chi tiêu dừng công việc mới ngay lập tức trong khi giữ nguyên mọi thứ khác: họ vẫn có thể mở dự án và tải xuống. Hữu ích giữa các công việc.
Dự án: của bạn và của nhóm
Mỗi dự án hoặc là của bạn hoặc là của nhóm, và chỉ riêng điều đó quyết định ai trả tiền cho công việc trong đó và ai có thể nhìn thấy nó. Một dự án nhóm sẽ ghi rõ điều đó ở đầu hộp chia sẻ của nó.
Chuyển một dự án của bạn sang cho nhóm
Bất kỳ người tạo hoặc quản trị viên nào cũng có thể chuyển dự án của riêng mình sang cho nhóm, bằng Chuyển sang Northstar Studio trong menu của dự án. Từ lúc đó, nhóm sẽ trả cho công việc mới trong dự án đó, các quản trị viên của nhóm có thể xem và quản lý nó, và nó sẽ ở lại với nhóm nếu bạn rời đi. Những gì đã được tạo trước đó vẫn giữ cách thanh toán như ban đầu.
Cùng làm việc
Dự án nhóm nằm cạnh các dự án của riêng bạn, và bạn chuyển giữa không gian cá nhân và từng nhóm của mình từ menu hồ sơ. Trong một dự án nhóm, theo mặc định bạn sẽ thấy công việc của mọi người, đó chính là mục đích của việc làm việc trong đó.
Xem credit đã đi đâu
Quản trị viên có chế độ xem Hoạt động trong Cài đặt nhóm: một lưới gồm người và ngày. Chọn phạm vi là Hôm nay, 7 ngày, chu kỳ thanh toán này, hoặc bất kỳ khoảng tùy chỉnh nào lên đến khoảng ba tháng, và lọc theo người, dự án hoặc công cụ.
| Người | Thứ Hai | Thứ Ba | Thứ Tư | Thứ Năm | Thứ Sáu | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Maya | 210 | 0 | 145 | 60 | 0 | 415 |
| Leo | 0 | 320 | 90 | 0 | 180 | 590 |
| Sam | 480 | 260 | 640 | 30 | 0 | 1,410 |
| Nia Riêng tư | 120 | 75 | 0 | 240 | 95 | 530 |
Mở một ngày của ai đó được đặt là Riêng tư và bạn sẽ nhận được các con số mà không có hình ảnh:
Tính phí khách hàng
Bên dưới lưới, cùng phạm vi đó được chia nhỏ theo dự án. Xuất CSV cho bạn một hàng cho mỗi ngày, người, dự án và công cụ, có thể đưa thẳng vào bảng tính hoặc hóa đơn.
| Dự án | Tín dụng | Lượt tạo | Công cụ dùng nhiều nhất |
|---|---|---|---|
| Lookbook mùa thu | 1,240 | 38 | Văn bản thành hình ảnh |
| Chỉnh sửa Reel | 980 | 14 | Văn bản thành video |
| Bản chào hàng khách hàng | 725 | 22 | Văn bản thành hình ảnh |
Những gì quản trị viên có thể và không thể thấy
Nên nói rõ, vì mọi người hay hỏi:
- Quản trị viên thấy mọi dự án nhóm và mọi thứ được tạo trong đó, cùng với tín dụng và lượt tạo theo từng người, ngày, dự án và công cụ.
- Quản trị viên không bao giờ thấy bất cứ thứ gì trong không gian cá nhân của bất kỳ ai. Các dự án của riêng bạn, tín dụng của riêng bạn và thư viện của riêng bạn vẫn chỉ là của bạn, và không cài đặt nào trong nhóm thay đổi điều đó.
- Riêng tư giữ hình ảnh và clip của một thành viên ra khỏi các báo cáo này, dù những người cùng dự án với họ vẫn thấy những gì được tạo ở đó.
- Không có gì ở đây là bảng chấm công. Nó hiển thị hoạt động thực, không bao giờ là số giờ phỏng đoán.
Các thành viên không thấy số tín dụng của nhau. Trong một dự án, bạn có thể thấy đồng đội đã tạo gì, nhưng không thấy điều đó tốn của họ bao nhiêu. Những con số đó chỉ dành cho quản trị viên.
Lịch sử của nhóm
Mọi thay đổi đối với nhóm đều được ghi lại thành một câu đơn giản: ai đã tham gia, ai đã rời đi, ai đã thay đổi vai trò hoặc giới hạn, ai đã chuyển một dự án vào. Đây là câu trả lời cho "khi nào thay đổi này xảy ra, và ai đã thay đổi nó".
- Maya đã đặt giới hạn của Sam thành 2,000
- Nia đã chấp nhận lời mời của họ
- Leo đã đặt Nia ở chế độ riêng tư
- Leo đã chuyển Chỉnh sửa Reel vào nhóm
- Maya đã thêm Ava làm người xem
Rời đi và xóa người
Khi ai đó rời đi hoặc bị xóa, công việc nhóm của họ vẫn ở lại với nhóm. Các dự án họ sở hữu sẽ được chuyển cho một quản trị viên, để không có gì bị mất và không ai phải đi tìm. Tài khoản cá nhân của họ hoàn toàn không bị ảnh hưởng.
- Tự rời đi. Từ menu của nhóm. Trước tiên bạn sẽ được cho biết những dự án nào của bạn sẽ được chuyển giao, và chuyển cho ai.
- Xóa ai đó. Một quản trị viên xóa họ trong Cài đặt nhóm. Suất của họ sau đó sẽ trống cho người tiếp theo, nên việc thay người không tốn thêm gì.
- Chủ sở hữu. Chủ sở hữu không thể đơn giản rời đi, vì Chủ sở hữu là người thanh toán. Hãy chuyển nhóm cho một Quản trị viên trước.
Việc bỏ một suất khỏi gói là việc riêng với việc xóa một người. Một suất sẽ được trừ khỏi hóa đơn tiếp theo của bạn và vẫn tiếp tục hoạt động cho đến lúc đó, nên sẽ không ai bị ngắt giữa chừng khi đang làm việc.
Những câu hỏi mọi người hay hỏi
Các câu hỏi hướng dẫn ở đây. Để biết một nhóm tốn bao nhiêu, một suất gồm những gì và các gói khác nhau thế nào, xem gói và giá.
Làm sao để thêm ai đó?
Vào Cài đặt nhóm, rồi Mời mọi người. Nhập email của họ, chọn vai trò, gửi đi. Với ai chỉ cần xem, hãy dùng liên kết mời thay thế: nó đưa mọi người vào làm Người xem miễn phí và bạn có thể gửi cho cả một nhóm cùng lúc. Nếu chỉ cho một dự án, hãy nhập email của họ vào ô chia sẻ của dự án đó và mời họ từ đó.
Có người không nhận được lời mời. Giờ sao?
Gửi lại từ Lời mời đang mở, thao tác này sẽ thay lời mời cũ và giữ nguyên cùng một suất. Cũng bảo họ kiểm tra thư rác. Lời mời qua email chỉ hoạt động với đúng địa chỉ đã được gửi tới, nên nếu họ có hai địa chỉ, hãy đảm bảo họ đang đăng nhập bằng địa chỉ đã được mời.
Tôi có thể ngăn một người tiêu mà không xóa họ không?
Có. Bật Tạm dừng chi tiêu cho họ. Họ vẫn giữ chỗ trong nhóm và vẫn có thể mở và tải xuống mọi thứ, chỉ là không thể bắt đầu gì mới cho đến khi bạn bật lại.
Tôi xem thứ đồng đội đã tạo ở đâu?
Có hai chỗ, và chỗ bạn cần phụ thuộc vào mức độ bạn muốn xem.
- Từng dự án một. Mở một dự án nhóm mà cả hai đều xem được, rồi đặt bộ lọc Tạo bởi thành Bất kỳ ai, hoặc thành đúng người đó theo tên. Việc này chỉ thay đổi những gì danh sách hiển thị cho bạn. Nó không mở ra thứ gì mà bạn vốn chưa thể mở.
- Toàn bộ nhóm, theo từng ngày. Trong Cài đặt nhóm, mở Hoạt động và nhấp vào ô của bất kỳ ai trong lưới để xem họ đã tạo gì trong ngày đó. Mục này dành cho Quản trị viên và Chủ sở hữu.
Tôi có thể mở những dự án nhóm nào?
Chỉ cần một trong các điều này là đủ:
- Bạn đã tạo nó.
- Có người đã thêm bạn vào theo tên.
- Nó được chia sẻ với mọi người trong nhóm, và bạn không bật "Chỉ xem các dự án mà họ được thêm vào".
- Bạn là Quản trị viên hoặc Chủ sở hữu. Quản trị viên có thể mở mọi dự án mà nhóm có, kể cả những dự án được đặt thành "Chỉ những người tôi thêm".
Tôi không tìm thấy một dự án nhóm.
Mười lần thì chín lần là do không gian bạn đang ở, không phải do dự án. Hãy kiểm tra theo thứ tự này:
- Bạn đang ở không gian nào. Nhấp vào ảnh đại diện của bạn, và dưới Không gian bạn sẽ thấy Cá nhân ở trên cùng với các nhóm của bạn bên dưới, có dấu tích ở mục bạn đang ở lúc này. Nhấp vào nhóm. Các dự án của nhóm đó chỉ hiện khi bạn đang ở trong không gian của nhóm đó.
- Danh sách dự án. Khi đã mở nhóm, dùng menu dự án ở thanh trên cùng và tìm dự án theo tên.
- Liệu bạn đã được thêm vào chưa. Nếu vẫn chưa thấy, dự án đó có lẽ được đặt thành "Chỉ những người tôi thêm" và bạn chưa phải một trong số đó. Hãy nhờ một Quản trị viên thêm bạn vào, hoặc chia sẻ nó với mọi người trong nhóm.
Làm sao để tính xem cần tính phí khách hàng bao nhiêu?
Trong Hoạt động, đặt khoảng thời gian, rồi xem bảng theo dự án bên dưới lưới. Xuất CSV nếu bạn muốn đưa vào bảng tính: một hàng cho mỗi ngày, người, dự án và công cụ.
Làm sao để chuyển một dự án tôi đã tạo vào nhóm?
Mở ô chia sẻ của dự án và chọn Chuyển vào nhóm. Từ lúc đó trở đi, nhóm sẽ trả cho phần công việc mới trong đó và các Quản trị viên của nhóm có thể thấy nó. Mọi thứ đã được tạo trước đó vẫn được tính phí như cũ. Hãy kiểm tra kỹ trước: hiện tại bạn vẫn chưa thể tự mình chuyển một dự án ra lại.
Đồng đội của tôi có cần mua gói không?
Không. Tài khoản miễn phí là đủ cho mọi người. Trong các dự án Nhóm, họ có quyền truy cập đầy đủ ở mức trả phí vào mọi thứ, giống như gói của nhóm, và tạo bằng credit của nhóm. Nếu họ đã trả tiền cho gói riêng của mình, gói đó vẫn là của họ cho các dự án riêng của họ.
Nhóm có thể dùng credit cá nhân của tôi không, hoặc ngược lại?
Không bao giờ, theo cả hai chiều. Dự án quyết định ai trả: dự án Nhóm luôn dùng từ pool của nhóm, còn dự án của riêng bạn luôn dùng từ của bạn.
Nhóm đã hết credit giữa tháng.
Quản trị viên sẽ nạp thêm: mở Cài đặt nhóm và nhấn Thêm credit. Credit sẽ vào thẳng pool, mọi người có thể tiếp tục ngay, và không mất gì trong những gì mọi người đã nhập. Credit mua theo cách này không bao giờ hết hạn, và bạn có thể bật Tự động nạp thêm để nhóm không bao giờ bị dừng ngay từ đầu.
Ai trả tiền khi tôi mua credit cho nhóm?
Nhóm trả, bằng thẻ đã dùng để trả cho gói của nhóm, và credit sẽ vào pool của nhóm. Mua từ trang Credit của riêng bạn thì ngược lại: đó là tài khoản riêng của bạn, và hai bên không bao giờ trộn lẫn. Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên mới có thể tính phí cho nhóm.
Tôi đã đặt giới hạn nhưng nó không chặn ai cả.
Giới hạn chỉ áp dụng cho credit của nhóm. Nếu người đó đang làm việc trong dự án riêng của họ, họ đang dùng credit của chính họ và nhóm không có quyền quyết định việc đó. Hãy kiểm tra dự án có phải là dự án Nhóm không: ở đầu hộp chia sẻ của dự án sẽ ghi "Được tạo bằng credit của nhóm".
Người làm tự do có thể chỉ thấy đúng một công việc mà tôi thuê họ làm không?
Có. Nhập email của họ vào hộp chia sẻ của dự án đó và mời họ từ đó: họ sẽ tham gia và chỉ thấy dự án đó, không thấy gì khác. Người đã ở trong nhóm cũng hoạt động tương tự khi bạn bật "Chỉ thấy các dự án họ được thêm vào" cho họ và chỉ thêm họ vào dự án đó.
Đồng đội của tôi có thấy các dự án riêng tư của tôi không?
Không. Không gian Cá nhân của bạn là của bạn: dự án của bạn, credit của bạn và thư viện của bạn. Quản trị viên không thể xem trong đó, và không gì bạn làm trong Nhóm thay đổi điều đó.
Tôi có thể chia sẻ một tệp đã tải lên với nhóm của mình không?
Chưa trực tiếp được. Tệp tải lên và Shelf vẫn là theo từng người, ngay cả trong dự án Nhóm, vì vậy hãy chuyển tệp bằng cách tải xuống rồi tải lên ở phía bên kia. Shelf Nhóm dùng chung là thứ chúng tôi đang xây dựng.
Làm cách nào để chuyển giữa không gian riêng của tôi và nhóm?
Từ menu hồ sơ, dưới mục Không gian. Không gian Cá nhân của bạn ở trên cùng và mỗi nhóm của bạn ở bên dưới, với nhóm bạn đang ở được đánh dấu. Bạn có thể ở trong nhiều nhóm cùng lúc.
Ai có thể xem thanh toán của nhóm?
Chủ sở hữu, người có thẻ dùng để trả cho nó. Quản trị viên điều hành nhóm hằng ngày và có thể thêm hoặc xóa suất, nhưng hóa đơn và gói thuộc về Chủ sở hữu. Chủ sở hữu có thể chuyển toàn bộ nhóm cho một Quản trị viên, người đó sau đó sẽ tiếp quản bằng thẻ của chính họ.
Vẫn bị kẹt?
Hãy viết cho chúng tôi và sẽ có người đọc. Hãy cho chúng tôi biết tên nhóm của bạn và bạn đang cố làm gì, chúng tôi sẽ giải quyết.