Comment fonctionnent les équipes
Une visite guidée d’une équipe de l’intérieur : comment inviter des personnes, comment le pot commun de crédits est dépensé, ce que les admins peuvent et ne peuvent pas voir, et où trouver ce que tout le monde a créé. Chaque image ci-dessous est un gros plan de la vraie interface.
Les images de cette page montrent une équipe fictive appelée Northstar Studio, avec des personnes fictives et des chiffres fictifs. Rien ici n’est le vrai travail de qui que ce soit.
Créer une équipe
Une équipe est un espace de travail partagé avec son propre forfait. Les crédits mensuels du forfait deviennent un seul pot commun dans lequel tout le monde pioche, et vous décidez qui peut en dépenser combien. Votre compte Personnel continue exactement comme avant.
Allez sur Créer une équipe, donnez un nom à l’équipe, choisissez son forfait et indiquez combien de personnes doivent créer des choses. Les équipes fonctionnent avec Pro ou Max. Votre propre place en tant que Propriétaire est incluse, donc une équipe de trois signifie vous plus deux places à acheter.
Si vous payez déjà un forfait
Le paiement vous demande de choisir, pour que personne ne paie deux fois par erreur :
- Gardez votre forfait. Il reste à vous pour vos propres projets, et l’équipe obtient son propre forfait et sa propre facture, avec le nom de votre entreprise et son numéro fiscal sur les factures.
- Ou faites de votre forfait celui de l’équipe. Il n’y a pas de deuxième forfait à acheter. Les crédits qu’il vous reste ce mois-ci deviennent le pool de l’équipe, il se renouvelle à votre date habituelle, et vous ne payez que les places supplémentaires. Vos propres projets passent à Free, et tous les crédits que vous avez achetés restent à vous.
Inviter votre équipe
Les invitations se trouvent dans Paramètres de l’équipe, sous la liste des membres. Il y en a deux types, et la différence est importante.
- [email protected] Créateur
- Lien d’invitation Spectateur
- Par e-mail. Vous choisissez le rôle. Seule cette adresse exacte peut utiliser l’invitation, et elle dure 14 jours. Si vous la renvoyez, l’ancienne est remplacée.
- Par lien. Toute personne ayant le lien rejoint en tant que Spectateur gratuit, et le lien dure 7 jours. Pratique pour un client ou un relecteur. Le lien n’est affiché qu’une seule fois, alors copiez-le avant de fermer la boîte ; en créer un nouveau n’annule pas l’ancien.
Les invitations à un rôle payant nécessitent une place libre. Si toutes les places sont prises, il vous est demandé d’en ajouter une avant l’envoi de l’invitation, afin que vous sachiez toujours ce que coûte une nouvelle personne avant de vous engager.
Inviter quelqu’un directement depuis un projet
Vous faites venir un freelance pour une seule mission ? Pas besoin de quitter le projet. Saisissez son e-mail dans sa boîte de partage et appuyez sur Ajouter. S’il n’est pas encore dans l’équipe, la boîte l’indique et propose de l’inviter directement.
- Saisissez son e-mail. Ouvrez la boîte de partage du projet, saisissez l’adresse et appuyez sur Ajouter.
- Choisissez un rôle. Spectateur est gratuit, et l’invitation part aussitôt. Créateur est une place payante, donc si aucune place n’est libre, vous voyez d’abord ce que cela coûte, et l’invitation part une fois la place ajoutée.
- Ils rejoignent depuis l’e-mail. Ils arrivent dans ce projet et ne voient que les projets auxquels ils ont été ajoutés. Pour leur montrer le reste du travail de l’équipe, désactivez « Ne voit que les projets auxquels il/elle est ajouté(e) » pour eux dans Paramètres de l’équipe.
Vous n’êtes pas admin ? Seuls les admins peuvent inviter des personnes dans l’équipe. Donc si vous possédez le projet (ou si « Les éditeurs peuvent ajouter des personnes » est activé), la boîte propose plutôt Demander à un admin de les ajouter. Vos admins reçoivent un e-mail et répondent en un geste, et vous avez un retour dans tous les cas.
Ce que voit l’autre personne
- Les projets d’équipe s’affichent à côté des tiens.
- Les projets d’équipe utilisent les crédits de l’équipe.
- Ton espace perso reste à toi.
Rejoindre une équipe ne touche jamais au propre forfait, aux crédits ni aux projets de quelqu’un. Les personnes peuvent appartenir à plus d’une équipe, et elles passent de leur espace Personnel à chaque équipe depuis le menu du profil.
Dans les projets d’équipe, chaque créateur et admin obtient un accès payant complet, identique à celui du forfait de l’équipe, même si son propre compte est gratuit.
Les quatre rôles
Dans une équipe, chacun a l’un des quatre rôles. Vous pouvez changer le rôle de n’importe qui quand vous voulez, dans Paramètres de l’équipe.
| Rôle | Place | Ce qu’ils peuvent faire |
|---|---|---|
| Propriétaire | Inclus |
|
| Admin | Payant |
|
| Créateur | Payant |
|
| Spectateur | Gratuit |
|
Dans un même projet, il y a une deuxième idée, plus petite : les personnes qui y participent y sont soit Éditeurs, soit Spectateurs. Ainsi, un Créateur dans l’équipe peut n’être qu’un Spectateur sur un projet en particulier.
Un pot commun de crédits
Le forfait de l’équipe lui donne des crédits chaque mois, et chaque place ajoutée apporte des crédits bonus avec elle. Tout arrive dans une seule réserve. Quand quelqu’un crée quelque chose dans un projet d’équipe, le coût est prélevé sur cette réserve, pas sur ses propres crédits.
Besoin de plus chaque mois ? Dans Paramètres de l’équipe, un admin choisit Passer à Max à côté du nom du forfait et voit d’abord le prix exact. Cela se fait généralement immédiatement : vous payez la différence entre les deux forfaits pour cette période de facturation, et la réserve reçoit tout de suite les crédits de Max. Repasser à Pro attend le prochain renouvellement.
Le projet décide qui paie. Travaillez dans un projet d’équipe et l’équipe paie. Travaillez dans votre propre projet et vous payez. Les deux ne se mélangent jamais, et rien n’est jamais prélevé sur les crédits personnels de quelqu’un pour le travail d’équipe.
Demander plus
Atteignez votre limite et rien n’est perdu : votre prompt est conservé et le compteur propose de demander plus. Les admins reçoivent un e-mail et répondent en un geste.
Si une génération échoue, ses crédits reviennent directement dans la réserve, exactement comme sur un compte Personnel.
Limites, pause et confidentialité
Ouvrez n’importe quelle personne dans Paramètres de l’équipe et vous verrez sa limite et trois interrupteurs. Seuls les admins peuvent les modifier. Tout le monde peut voir comment les siens sont réglés.
- Une limite mensuelle plafonne ce qu’une personne peut dépenser depuis la réserve chaque mois. Il existe aussi une valeur par défaut pour l’équipe, appliquée à chaque nouveau membre.
- Privé garde les images et clips de cette personne hors des rapports de l’équipe. Ses chiffres de crédits s’affichent quand même, pour que la facturation fonctionne. Une chose à savoir : dans un projet que vous partagez avec elle, son travail est visible comme celui de n’importe qui d’autre, car c’est le projet sur lequel tout le monde travaille ensemble.
- Voit seulement les projets auxquels il a été ajouté empêche qu’une personne voie automatiquement tous les projets de l’équipe. Prévu pour les freelances et prestataires qui ne doivent voir qu’une mission et pas le reste.
- Mettre les dépenses en pause arrête immédiatement tout nouveau travail tout en laissant le reste intact : la personne peut toujours ouvrir les projets et télécharger. Utile entre deux missions.
Projets : les vôtres et ceux de l’équipe
Chaque projet est soit le vôtre, soit celui de l’équipe, et ce seul fait décide qui paie le travail qui s’y fait et qui peut le voir. Un projet d’équipe l’indique en haut de sa boîte de partage.
Déplacer un de vos projets vers l’équipe
Tout Créateur ou Admin peut transférer son propre projet à l’équipe, avec Déplacer vers Northstar Studio dans son menu. À partir de là, l’équipe paie le nouveau travail qui y est fait, ses admins peuvent le voir et le gérer, et il reste avec l’équipe si vous partez. Ce qui a été créé avant reste payé comme cela l’était.
Travailler ensemble
Les projets d’équipe apparaissent à côté des vôtres, et vous passez de votre espace Personnel à chacune de vos équipes depuis le menu du profil. Dans un projet d’équipe, vous voyez par défaut le travail de tout le monde, ce qui est justement l’intérêt d’y travailler.
Voir où les crédits sont partis
Les Admins disposent d’une vue Activité dans Paramètres de l’équipe : une grille des personnes par rapport aux jours. Choisissez une plage parmi Aujourd’hui, 7 jours, ce cycle de facturation, ou toute période personnalisée jusqu’à environ trois mois, et filtrez-la par personne, projet ou outil.
| Personne | Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Maya | 210 | 0 | 145 | 60 | 0 | 415 |
| Leo | 0 | 320 | 90 | 0 | 180 | 590 |
| Sam | 480 | 260 | 640 | 30 | 0 | 1,410 |
| Nia Privé | 120 | 75 | 0 | 240 | 95 | 530 |
Ouvrez un jour pour quelqu’un qui est réglé sur Privé et vous obtenez les chiffres sans les images :
Facturer un client
Sous la grille, la même plage est détaillée par projet. Exporter en CSV vous donne une ligne par jour, personne, projet et outil, ce qui s’intègre directement dans un tableur ou une facture.
| Projet | Crédits | Générations | Outil principal |
|---|---|---|---|
| Lookbook d’automne | 1,240 | 38 | Texte vers image |
| Montages de reel | 980 | 14 | Texte vers vidéo |
| Présentation client | 725 | 22 | Texte vers image |
Ce que les admins peuvent et ne peuvent pas voir
Mieux vaut être clair, parce que les gens demandent :
- Les Admins voient tous les projets d’équipe et tout ce qui y est créé, ainsi que les crédits et générations par personne, jour, projet et outil.
- Les Admins ne voient jamais rien dans l’espace Personnel de qui que ce soit. Vos propres projets, vos propres crédits et votre propre bibliothèque restent à vous seul, et aucun réglage de l’équipe ne change cela.
- Privé garde les images et clips d’un membre hors de ces rapports, bien que les personnes présentes sur un projet avec lui voient toujours ce qui y est créé.
- Rien ici n’est une feuille de temps. Cela montre une activité réelle, jamais des heures estimées.
Les membres ne voient pas les chiffres de crédits des autres. Dans un projet, vous pouvez voir ce qu’un coéquipier a créé, mais pas ce que cela lui a coûté. Ces chiffres sont réservés aux admins.
L’historique de l’équipe
Chaque changement dans l’équipe est consigné sous forme de phrase simple : qui a rejoint, qui est parti, qui a changé un rôle ou une limite, qui a déplacé un projet dans l’équipe. C’est la réponse à « quand ce changement a-t-il eu lieu, et qui l’a fait ».
- Maya a mis la limite de Sam à 2,000
- Nia a accepté son invitation
- Leo a rendu Nia privé
- Leo a déplacé Montages de reel dans l’équipe
- Maya a ajouté Ava comme spectateur
Départ et suppression de personnes
Quand quelqu’un part, ou est retiré, son travail d’équipe reste avec l’équipe. Les projets qu’il possédait sont transférés à un Admin, afin que rien ne soit perdu et que personne n’ait à partir à la recherche de quoi que ce soit. Son compte Personnel n’est pas du tout touché.
- Partir vous-même. Depuis le menu de l’équipe. On vous indique d’abord lesquels de vos projets seront transmis, et à qui.
- Retirer quelqu’un. Un Admin le retire dans Paramètres de l’équipe. Sa place est alors libre pour la personne suivante, donc un remplacement ne coûte rien de plus.
- Le Propriétaire. Le Propriétaire ne peut pas simplement partir, car c’est le Propriétaire qui paie. Confiez d’abord l’équipe à un Admin.
Retirer une place du forfait est différent de retirer une personne. Une place sera retirée de votre prochaine facture et continue de fonctionner jusque-là, donc personne n’est coupé au milieu d’un travail.
Questions que les gens posent
Les questions pratiques sont ici. Pour savoir combien coûte une équipe, ce qu’achète une place et comment les forfaits se comparent, voir forfaits et tarifs.
Comment ajouter quelqu’un ?
Paramètres de l’équipe, puis Inviter des personnes. Saisissez leur e-mail, choisissez le rôle, envoyez. Pour quelqu’un qui a seulement besoin de regarder, utilisez plutôt le lien d’invitation : il fait entrer les gens comme Spectateurs gratuits et vous pouvez le donner à tout un groupe d’un coup. Pour un seul projet, saisissez leur e-mail dans la boîte de partage de ce projet et invitez-les depuis là.
Quelqu’un n’a pas reçu son invitation. Que faire ?
Renvoyez-la depuis Invitations ouvertes, ce qui remplace l’ancienne et garde la même place. Demandez-leur aussi de vérifier leur dossier spam. Une invitation envoyée par e-mail ne fonctionne que pour l’adresse exacte à laquelle elle a été envoyée, donc s’ils ont deux adresses, assurez-vous qu’ils sont connectés avec celle qui a été invitée.
Puis-je empêcher une personne de dépenser sans la retirer ?
Oui. Activez Pause des dépenses pour cette personne. Elle garde sa place dans l’équipe et peut toujours tout ouvrir et télécharger, elle ne peut simplement rien démarrer de nouveau tant que vous ne le réactivez pas.
Où voir ce qu’un coéquipier a créé ?
À deux endroits, et celui qu’il vous faut dépend de ce que vous avez besoin de voir.
- Un projet à la fois. Ouvrez un projet d’équipe que vous pouvez tous les deux voir, puis réglez le filtre Créé par sur N’importe qui, ou sur cette personne par son nom. Cela change seulement ce que la liste vous montre. Cela n’ouvre rien que vous ne pouviez pas déjà ouvrir.
- Toute l’équipe, jour par jour. Dans Paramètres de l’équipe, ouvrez Activité et cliquez sur la case de n’importe qui dans la grille pour voir ce qu’il a créé ce jour-là. Celui-ci est pour les Admins et le Propriétaire.
Quels projets d’équipe puis-je ouvrir ?
Un seul de ces cas suffit à lui seul :
- Vous l’avez créé.
- Quelqu’un vous y a ajouté par votre nom.
- Il est partagé avec toute l’équipe, et vous n’avez pas activé « Ne voit que les projets auxquels il est ajouté ».
- Vous êtes un Admin ou le Propriétaire. Les Admins peuvent ouvrir tous les projets de l’équipe, y compris ceux réglés sur « Seulement les personnes que j’ajoute ».
Je ne trouve pas un projet d’équipe.
Neuf fois sur dix, c’est l’espace dans lequel vous êtes, pas le projet. Vérifiez ceci dans l’ordre :
- Dans quel espace vous êtes. Cliquez sur votre avatar, et sous Espaces vous verrez Personnel en haut avec vos équipes en dessous, une coche sur celle dans laquelle vous êtes maintenant. Cliquez sur l’équipe. Ses projets ne s’affichent que lorsque vous êtes dans son espace.
- La liste des projets. Avec l’équipe ouverte, utilisez le menu des projets dans la barre du haut et cherchez le projet par son nom.
- Si vous avez été ajouté. S’il n’est toujours pas là, le projet est probablement réglé sur « Seulement les personnes que j’ajoute » et vous n’en faites pas encore partie. Demandez à un Admin de vous ajouter, ou de le partager avec toute l’équipe.
Comment déterminer quoi facturer à un client ?
Dans Activité, définissez la période, puis consultez le tableau par projet sous la grille. Exportez en CSV si vous le voulez dans un tableur : une ligne par jour, personne, projet et outil.
Comment déplacer dans l’équipe un projet que j’ai déjà créé ?
Ouvrez la boîte de partage du projet et choisissez Déplacer vers l’équipe. À partir de là, l’équipe paie pour le nouveau travail qui y est fait et ses Admins peuvent le voir. Tout ce qui a été créé avant reste facturé comme avant. Vérifiez-le bien d’abord : le retirer ensuite n’est pas encore quelque chose que vous pouvez faire vous-même.
Mon coéquipier doit-il acheter un forfait ?
Non. Un compte gratuit suffit à tout le monde. Dans les projets d’équipe, ils ont un accès complet de niveau payant à tout, identique au forfait de l’équipe, et créent avec les crédits de l’équipe. S’ils paient déjà leur propre forfait, il reste à eux pour leurs propres projets.
L’équipe peut-elle utiliser mes crédits personnels, ou l’inverse ?
Jamais, dans aucun sens. C’est le projet qui décide qui paie : un projet d’équipe utilise toujours la réserve de l’équipe, vos propres projets utilisent toujours la vôtre.
L’équipe est tombée à court de crédits au milieu du mois.
Un admin la recharge : ouvrez les Paramètres de l’équipe et appuyez sur Ajouter des crédits. Les crédits arrivent directement dans la réserve, tout le monde peut reprendre aussitôt, et rien de ce que quelqu’un a saisi n’est perdu. Les crédits achetés de cette façon n’expirent jamais, et vous pouvez activer la recharge automatique pour que l’équipe ne s’arrête jamais dès le départ.
Qui paie quand j’achète des crédits pour l’équipe ?
L’équipe, avec la carte qui paie déjà son forfait, et les crédits vont dans la réserve de l’équipe. Acheter depuis votre propre page Crédits, c’est l’inverse : c’est votre propre compte, et les deux ne se mélangent jamais. Seul le Propriétaire et les admins peuvent facturer l’équipe.
J’ai défini une limite mais elle n’empêche personne de continuer.
Une limite ne couvre que les crédits d’équipe. Si la personne travaille dans son propre projet, elle dépense ses propres crédits et l’équipe n’a pas son mot à dire. Vérifiez qu’il s’agit bien d’un projet d’équipe : il est écrit « Créé avec les crédits de l’équipe » en haut de sa boîte de partage.
Un freelance peut-il voir seulement la mission pour laquelle je l’ai engagé ?
Oui. Saisissez son e-mail dans la boîte de partage de ce projet et invitez-le depuis là : il rejoint en ne voyant que ce projet et rien d’autre. Pour quelqu’un déjà dans l’équipe, c’est pareil une fois que vous activez « Ne voit que les projets auxquels il est ajouté » pour lui et que vous l’ajoutez seulement à ce projet.
Mes coéquipiers verront-ils mes projets privés ?
Non. Votre espace Personnel vous appartient : vos projets, vos crédits et votre bibliothèque. Les admins ne peuvent pas y accéder, et rien de ce que vous faites dans l’équipe ne change cela.
Puis-je partager un fichier importé avec mon équipe ?
Pas directement pour le moment. Les imports et l’étagère restent encore par personne, même dans un projet d’équipe, donc transmettez un fichier en le téléchargeant puis en l’important de l’autre côté. Une étagère d’équipe partagée fait partie de ce que nous sommes en train de créer.
Comment passer de mon propre espace à l’équipe ?
Depuis le menu du profil, sous Espaces. Votre espace Personnel est en haut et chacune de vos équipes est en dessous, avec une coche sur celle dans laquelle vous êtes. Vous pouvez être dans plusieurs équipes à la fois.
Qui peut voir la facturation de l’équipe ?
Le Propriétaire, dont la carte la paie. Les admins gèrent l’équipe au quotidien et peuvent ajouter ou supprimer des places, mais la facture et le forfait appartiennent au Propriétaire. Le Propriétaire peut transférer toute l’équipe à un admin, qui la reprend alors avec sa propre carte.
Toujours bloqué ?
Écrivez-nous et une personne le lira. Indiquez-nous le nom de votre équipe et ce que vous essayiez de faire, et nous réglerons ça.