Hoe Teams werken
Een rondleiding door een Team van binnenuit: hoe je mensen uitnodigt, hoe de gedeelde pool van credits wordt uitgegeven, wat admins wel en niet kunnen zien, en waar je vindt wat iedereen heeft gemaakt. Elke afbeelding hieronder is een close-up van het echte werk.
De afbeeldingen op deze pagina tonen een verzonnen Team met de naam Northstar Studio, met verzonnen mensen en verzonnen cijfers. Niets hier is iemands echte werk.
Start een team
Een Team is een gedeelde werkruimte met een eigen abonnement. De maandelijkse credits van het abonnement worden één pool waar iedereen uit put, en jij bepaalt wie hoeveel daarvan mag uitgeven. Je Persoonlijk account gaat precies door zoals daarvoor.
Ga naar Start een team en geef het Team een naam, kies het abonnement en geef aan hoeveel mensen dingen moeten maken. Teams draaien op Pro of Max. Je eigen plek als Eigenaar is inbegrepen, dus een Team van drie betekent jou plus twee plekken om te kopen.
Als je al voor een abonnement betaalt
Bij het afrekenen moet je kiezen, zodat niemand per ongeluk twee keer betaalt:
- Behoud je abonnement. Dat blijft van jou voor je eigen projecten, en het team krijgt zijn eigen abonnement en eigen factuur, met de naam van je bedrijf en btw-nummer op de facturen.
- Of maak van jouw abonnement het abonnement van het team. Je hoeft geen tweede abonnement te kopen. De credits die je deze maand over hebt, worden de pool van het team, het wordt verlengd op je gebruikelijke datum, en je betaalt alleen voor de extra plekken. Je eigen projecten gaan naar Gratis, en credits die je hebt gekocht blijven van jou.
Nodig je mensen uit
Uitnodigingen staan in Teaminstellingen, onder de ledenlijst. Er zijn twee soorten, en het verschil is belangrijk.
- [email protected] Maker
- Uitnodigingslink Kijker
- Per e-mail. Jij kiest de rol. Alleen dat exacte adres kan de uitnodiging gebruiken, en die blijft 14 dagen geldig. Als je hem opnieuw verstuurt, wordt de oude vervangen.
- Per link. Iedereen met de link komt binnen als gratis Kijker, en de link blijft 7 dagen geldig. Handig voor een klant of een reviewer. De link wordt één keer getoond, dus kopieer hem voordat je het vak sluit; een nieuwe maken maakt de oude niet ongeldig.
Uitnodigingen voor een betaalde rol hebben een vrije plek nodig. Als alle plekken bezet zijn, word je gevraagd er eerst een toe te voegen voordat de uitnodiging wordt verstuurd, zodat je altijd weet wat een nieuw persoon kost voordat je bevestigt.
Iemand direct vanuit een project uitnodigen
Een freelancer binnenhalen voor één klus? Je hoeft het project niet te verlaten. Typ hun e-mailadres in het deelvak en druk op Toevoegen. Als ze nog niet in het team zitten, zegt het vak dat en biedt het aan om ze daar meteen uit te nodigen.
- Typ hun e-mailadres. Open het deelvak van het project, typ het adres en druk op Toevoegen.
- Kies een rol. Kijker is gratis, en de uitnodiging wordt meteen verstuurd. Maker is een betaalde plek, dus als er geen plek vrij is zie je eerst wat het kost, en de uitnodiging wordt verstuurd zodra je de plek toevoegt.
- Ze komen binnen via de e-mail. Ze komen terecht in dat project en zien alleen de projecten waaraan ze zijn toegevoegd. Om ze de rest van het werk van het team te laten zien, zet je "Ziet alleen projecten waaraan ze zijn toegevoegd" voor hen uit in Teaminstellingen.
Geen admin? Alleen admins kunnen mensen uitnodigen voor het team, dus als jij de eigenaar van het project bent (of "Editors kunnen mensen toevoegen" aanstaat), biedt het vak in plaats daarvan Vraag een admin om ze toe te voegen aan. Je admins krijgen een e-mail en antwoorden met één tik, en jij hoort het hoe dan ook.
Wat de andere persoon ziet
- Teamprojecten staan naast je eigen projecten.
- Teamprojecten gebruiken de credits van het team.
- Je persoonlijke ruimte blijft van jou.
Lid worden van een team raakt nooit iemands eigen abonnement, credits of projecten. Mensen kunnen in meer dan één team zitten, en ze schakelen tussen hun persoonlijke ruimte en elk team via het profielmenu.
Binnen teamprojecten krijgt elke Maker en admin volledige betaalde toegang, hetzelfde als het abonnement van het team, zelfs als hun eigen account gratis is.
De vier rollen
Iedereen in een team heeft een van vier rollen. Je kunt ieders rol wijzigen wanneer je maar wilt, in Teaminstellingen.
| Rol | Plek | Wat ze kunnen doen |
|---|---|---|
| Eigenaar | Inbegrepen |
|
| Admin | Betaald |
|
| Maker | Betaald |
|
| Kijker | Gratis |
|
Binnen één project is er een tweede, kleiner idee: mensen daarin zijn daar óf Editor óf Kijker. Dus een Maker in het team kan in één bepaald project nog steeds alleen een Kijker zijn.
Eén gedeelde pool van credits
Het abonnement van het team geeft het elke maand credits, en elke plek die je toevoegt brengt extra credits mee. Die komen allemaal in één pool terecht. Wanneer iemand iets maakt in een teamproject, gaan de kosten uit die pool, niet van hun eigen credits af.
Elke maand meer nodig? In Teaminstellingen kiest een admin Upgrade naar Max naast de naam van het abonnement en ziet eerst de exacte prijs. Dat gebeurt meestal meteen: je betaalt het verschil tussen de twee abonnementen voor deze factureringsperiode, en de pool krijgt direct de credits van Max. Teruggaan naar Pro wacht tot de volgende verlenging.
Het project bepaalt wie betaalt. Werk in een teamproject en het team betaalt. Werk in je eigen project en jij betaalt. Die twee worden nooit gemengd, en er wordt nooit iets van iemands persoonlijke credits afgenomen voor teamwerk.
Vraag om meer
Bereik je je limiet, dan gaat er niets verloren: je prompt blijft bewaard en de teller biedt aan om om meer te vragen. Admins krijgen een e-mail en antwoorden met één tik.
Als een generatie mislukt, gaan de credits meteen terug naar de pool, precies zoals bij een persoonlijk account.
Limieten, pauzeren en privacy
Open iemand in Teaminstellingen en je ziet hun limiet en drie schakelaars. Alleen admins kunnen die veranderen. Iedereen kan zien hoe die van henzelf zijn ingesteld.
- Een maandelijkse limiet begrenst wat één persoon elke maand uit de pool kan uitgeven. Er is ook een teamstandaard, waarmee elk nieuw lid begint.
- Privé houdt de afbeeldingen en clips van die persoon buiten de teamrapporten. Hun creditaantallen worden nog steeds getoond, zodat facturering blijft werken. Goed om te weten: binnen een project dat je met die persoon deelt, is hun werk zichtbaar zoals dat van ieder ander, omdat dat het project is waar iedereen samen in werkt.
- Ziet alleen projecten waaraan ze zijn toegevoegd zorgt ervoor dat iemand niet automatisch elk teamproject te zien krijgt. Gemaakt voor freelancers en opdrachtnemers die één klus moeten zien en niet de rest.
- Uitgaven pauzeren stopt nieuw werk onmiddellijk en laat verder alles ongemoeid: ze kunnen projecten nog steeds openen en downloaden. Handig tussen opdrachten door.
Projecten: die van jou en die van het Team
Elk project is van jou of van het team, en dat ene feit bepaalt wie betaalt voor het werk erin en wie het kan zien. Een teamproject vermeldt dat bovenaan in het deelvenster.
Een van je projecten naar het team verplaatsen
Elke Maker of admin kan zijn of haar eigen project overdragen, met Verplaatsen naar Northstar Studio in het menu. Vanaf dat moment betaalt het team voor nieuw werk erin, kunnen de admins het zien en beheren, en blijft het bij het team als je vertrekt. Wat eerder is gemaakt blijft betaald op de manier waarop het betaald werd.
Samenwerken
Teamprojecten staan naast je eigen projecten, en je wisselt tussen je Persoonlijk ruimte en elk van je Teams via het profielmenu. In een Teamproject zie je standaard ieders werk, en dat is juist het punt van erin werken.
Zie waar de credits naartoe gingen
Admins krijgen een Activiteit-weergave in Teaminstellingen: een raster van mensen tegenover dagen. Kies een bereik van Vandaag, 7 dagen, deze factureringscyclus, of een aangepast bereik tot ongeveer drie maanden, en filter het op persoon, project of tool.
| Persoon | ma | di | wo | do | vr | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Maya | 210 | 0 | 145 | 60 | 0 | 415 |
| Leo | 0 | 320 | 90 | 0 | 180 | 590 |
| Sam | 480 | 260 | 640 | 30 | 0 | 1,410 |
| Nia Privé | 120 | 75 | 0 | 240 | 95 | 530 |
Open een dag voor iemand die op Privé staat en je krijgt de cijfers zonder de afbeeldingen:
Een klant factureren
Onder het raster wordt hetzelfde bereik uitgesplitst per project. CSV exporteren geeft je één rij per dag, persoon, project en tool, wat direct in een spreadsheet of factuur past.
| Project | Credits | Generaties | Populairste tool |
|---|---|---|---|
| Herfstlookbook | 1,240 | 38 | Tekst naar afbeelding |
| Reel-bewerkingen | 980 | 14 | Tekst naar video |
| Klantpitch | 725 | 22 | Tekst naar afbeelding |
Wat admins wel en niet kunnen zien
Goed om hier duidelijk over te zijn, want mensen vragen het:
- Admins zien elk Teamproject en alles wat erin is gemaakt, samen met credits en generaties per persoon, dag, project en tool.
- Admins zien nooit iets in iemands Persoonlijk ruimte. Je eigen projecten, je eigen credits en je eigen bibliotheek blijven alleen van jou, en geen enkele instelling in het Team verandert dat.
- Privé houdt de afbeeldingen en clips van een lid uit deze rapporten, al zien de mensen die met hen in een project zitten nog steeds wat daar wordt gemaakt.
- Niets hier is een urenstaat. Het toont echte activiteit, nooit geschatte uren.
Leden zien elkaars creditaantallen niet. In een project kun je zien wat een teamgenoot heeft gemaakt, maar niet wat het hen heeft gekost. Die cijfers zijn alleen voor admins.
De geschiedenis van het Team
Elke wijziging in het Team wordt opgeschreven als een gewone zin: wie erbij kwam, wie vertrok, wie een rol of limiet veranderde, wie een project verplaatste. Het is het antwoord op "wanneer veranderde dit, en wie veranderde het".
- Maya heeft de limiet van Sam ingesteld op 2,000
- Nia heeft hun uitnodiging geaccepteerd
- Leo heeft Nia privé gemaakt
- Leo heeft Reel-bewerkingen naar het team verplaatst
- Maya heeft Ava toegevoegd als kijker
Mensen laten vertrekken en verwijderen
Wanneer iemand vertrekt, of wordt verwijderd, blijft hun Teamwerk bij het Team. Projecten die van hen waren gaan over naar een admin, zodat er niets verloren gaat en niemand hoeft te zoeken. Hun persoonlijke account wordt helemaal niet aangeraakt.
- Zelf vertrekken. Via het menu van het Team. Je krijgt eerst te zien welke van je projecten worden overgedragen, en aan wie.
- Iemand verwijderen. Een admin verwijdert diegene in Teaminstellingen. Hun plek is dan vrij voor de volgende persoon, dus een wissel kost niets extra.
- De Eigenaar. De eigenaar kan niet zomaar vertrekken, omdat de eigenaar degene is die betaalt. Draag het team eerst over aan een admin.
Een plek uit het abonnement verwijderen staat los van een persoon verwijderen. Een plek verdwijnt pas van je volgende factuur en blijft tot die tijd werken, zodat niemand midden in een taak wordt afgesloten.
Vragen die mensen stellen
Hier vind je how-to-vragen. Kijk voor wat een team kost, wat een plek oplevert en hoe de abonnementen zich verhouden op abonnementen en prijzen.
Hoe voeg ik iemand toe?
Ga naar Teaminstellingen en daarna naar Mensen uitnodigen. Typ hun e-mailadres, kies de rol en verstuur. Voor iemand die alleen hoeft te kijken, gebruik je in plaats daarvan de uitnodigingslink: daarmee komen mensen binnen als gratis Kijkers en je kunt die in één keer aan een hele groep geven. Voor slechts één project typ je hun e-mailadres in het deelvak van dat project en nodig je ze van daaruit uit.
Iemand heeft de uitnodiging niet ontvangen. Wat nu?
Verstuur hem opnieuw vanuit Open uitnodigingen; dat vervangt de oude en houdt dezelfde plek. Vraag ook of ze hun spammap willen controleren. Een uitnodiging per e-mail werkt alleen voor het exacte adres waarnaar die is gestuurd, dus als ze twee adressen hebben, controleer dan of ze zijn ingelogd met het uitgenodigde adres.
Kan ik voorkomen dat één persoon tegoed uitgeeft zonder diegene te verwijderen?
Ja. Zet Pauze uitgaven voor diegene aan. Ze behouden hun plek in het team en kunnen nog steeds alles openen en downloaden, ze kunnen alleen niets nieuws starten totdat je het weer aanzet.
Waar zie ik wat een teamgenoot heeft gemaakt?
Op twee plekken, en welke je wilt hangt af van hoeveel je moet zien.
- Eén project tegelijk. Open een teamproject dat jullie allebei kunnen zien en zet daarna het filter Gemaakt door op Iedereen, of op die persoon bij naam. Dit verandert alleen wat de lijst je laat zien. Het opent niets wat je niet al kon openen.
- Het hele team, dag voor dag. Open in Teaminstellingen Activiteit en klik op het vakje van iemand in het raster om te zien wat diegene die dag heeft gemaakt. Dit is voor admins en de eigenaar.
Welke teamprojecten kan ik openen?
Elk van deze is op zichzelf al genoeg:
- Jij hebt het gemaakt.
- Iemand heeft je er bij naam aan toegevoegd.
- Het is gedeeld met iedereen in het team en je hebt "Ziet alleen projecten waaraan ze zijn toegevoegd" niet ingeschakeld.
- Je bent een admin of de eigenaar. Admins kunnen elk project openen dat het team heeft, inclusief de projecten die zijn ingesteld op "Alleen mensen die ik toevoeg".
Ik kan een teamproject niet vinden.
Negen van de tien keer ligt het aan de ruimte waarin je zit, niet aan het project. Controleer deze in volgorde:
- In welke ruimte je zit. Klik op je avatar en onder Ruimtes zie je bovenaan Persoonlijk met daaronder je teams, met een vinkje bij het team waarin je nu zit. Klik op het team. De projecten daarvan worden alleen getoond terwijl je in die ruimte zit.
- De projectlijst. Met het team open gebruik je het projectmenu in de bovenste balk en zoek je het project op naam.
- Of je bent toegevoegd. Als het er nog steeds niet is, staat het project waarschijnlijk op "Alleen mensen die ik toevoeg" en hoor jij daar nog niet bij. Vraag een admin om je toe te voegen, of om het met iedereen in het team te delen.
Hoe bereken ik wat ik een klant moet factureren?
Stel in Activiteit het bereik in en lees daarna de tabel per project onder het raster. Exporteer CSV als je het in een spreadsheet wilt: één rij per dag, persoon, project en tool.
Hoe verplaats ik een project dat ik al heb gemaakt naar het team?
Open het deelvak van het project en kies Verplaatsen naar het team. Vanaf dat moment betaalt het team voor nieuw werk erin en kunnen de admins het zien. Alles wat eerder is gemaakt, blijft gefactureerd zoals het was. Controleer het wel eerst: een project er weer uit halen is nog niet iets wat je zelf kunt doen.
Moet mijn teamgenoot een abonnement kopen?
Nee. Een gratis account is alles wat iemand nodig heeft. In Teamprojecten krijgen ze volledige toegang op betaald niveau tot alles, hetzelfde als het abonnement van het Team, en maken ze met de credits van het Team. Als ze al betalen voor een eigen abonnement, blijft dat van hen voor hun eigen projecten.
Kan het Team mijn Persoonlijke credits gebruiken, of andersom?
Nooit, in geen van beide richtingen. Het project bepaalt wie betaalt: een Teamproject gebruikt altijd de pool van het Team, je eigen projecten gebruiken altijd die van jou.
Het Team had halverwege de maand geen credits meer.
Een Admin vult het aan: open Teaminstellingen en druk op Credits toevoegen. De credits komen meteen in de pool terecht, iedereen kan direct doorgaan en niets van wat iemand heeft getypt gaat verloren. Credits die op deze manier zijn gekocht verlopen nooit, en je kunt Automatisch aanvullen inschakelen zodat het Team in de eerste plaats nooit stopt.
Wie betaalt wanneer ik credits koop voor het Team?
Het Team, via de kaart die al voor het abonnement betaalt, en de credits gaan naar de pool van het Team. Kopen vanaf je eigen Credits-pagina is het tegenovergestelde: dat is je eigen account, en die twee worden nooit gemengd. Alleen de Eigenaar en Admins kunnen het Team kosten in rekening brengen.
Ik heb een limiet ingesteld maar die houdt niemand tegen.
Een limiet geldt alleen voor Teamcredits. Als de persoon in hun eigen project werkt, besteden ze hun eigen credits en heeft het Team daar niets over te zeggen. Controleer of het project een Teamproject is: bovenaan het deelvenster staat "Gemaakt met de credits van het Team".
Kan een freelancer alleen de ene opdracht zien waarvoor ik die heb ingehuurd?
Ja. Typ hun e-mailadres in het deelvenster van dat project en nodig ze van daaruit uit: ze komen binnen en zien dat project en verder niets. Iemand die al in het Team zit werkt op dezelfde manier zodra je voor diegene "Ziet alleen projecten waaraan ze zijn toegevoegd" inschakelt en ze alleen aan dat project toevoegt.
Zien mijn teamgenoten mijn eigen privéprojecten?
Nee. Je Persoonlijke ruimte is van jou: je projecten, je credits en je bibliotheek. Admins kunnen er niet in kijken, en niets wat je in het Team doet verandert dat.
Kan ik een geüpload bestand delen met mijn Team?
Nog niet direct. Uploads en de Shelf zijn nog steeds per persoon, zelfs binnen een Teamproject, dus geef een bestand door door het te downloaden en aan de andere kant te uploaden. We bouwen aan een gedeelde Team-Shelf.
Hoe wissel ik tussen mijn eigen ruimte en het Team?
Via het profielmenu, onder Ruimtes. Je Persoonlijke ruimte staat bovenaan en elk van je Teams staat daaronder, met een vinkje bij degene waarin je zit. Je kunt tegelijk in meerdere Teams zitten.
Wie kan de facturering van het Team zien?
De Eigenaar, van wie de kaart ervoor betaalt. Admins runnen het Team van dag tot dag en kunnen plekken toevoegen of verwijderen, maar de factuur en het abonnement horen bij de Eigenaar. De Eigenaar kan het hele Team overdragen aan een Admin, die het dan overneemt met hun eigen kaart.
Nog steeds vastgelopen?
Schrijf ons en een echt persoon leest het. Vertel ons de naam van je Team en wat je probeerde te doen, en we lossen het op.